Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä

HALLINNOINTIKOODIN NOUDATTAMINEN

HKScan Oyj:n (”HKScan” tai ”Yhtiö”) hallinto perustuu Suomen lainsäädäntöön, EU-tason sääntelyyn, HKScanin yhtiöjärjestykseen ja Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n laatimaan Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodiin 2015 (”CG-koodi”) sekä HKScan-konsernin Code of Conductiin ja hallintomenettelypolitiikkaan (Governance policy). Lisäksi HKScan noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä sekä Finanssivalvonnan sääntöjä ja määräyksiä. Tämä selvitys HKScanin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu 1.1.2016 voimaan astuneen CG-koodin suositusten mukaan ja arvopaperimarkkinalain 7 luvun 7 §:n mukaisesti. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä annetaan hallituksen vuoden 2017 toimintakertomuksesta erillisenä.

HKScan noudattaa CG-koodia seuraavin poikkeuksin:

  • Suositus 15: Nimitysvaliokuntaan voidaan valita jäseniä myös hallituksen ulkopuolelta tuomaan lisää asiantuntemusta Yhtiön keskeisiin henkilövalintoihin. Hallitus nimittää nimitysvaliokunnan jäsenet.

 Selvitys HKScanin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on luettavissa yhtiön verkkosivuilta osoitteessa www.hkscan.com, kohdassa ”Sijoituksena”. Siellä on nähtävillä myös luettelo yhtiön suurimmista osakkeenomistajista, yhtiön saamat liputusilmoitukset sekä yhtiöjärjestys. CG-koodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n verkkosivuilta osoitteessa www.cgfinland.fi

HALLITUS

Yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallituksen tehtävät ja vastuu määräytyvät ensisijaisesti yhtiöjärjestyksen ja Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain mukaisesti. Hallituksen kokouskäytäntö ja tehtävät on kuvattu hallituksen vuosittain vahvistamassa työjärjestyksessä.

Hallituksen jäsenet valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen nimitysvaliokunnan tekemän esityksen pohjalta. Yhtiöjärjestyksessä ei ole mainintaa erityisestä hallituksen jäsenten asettamisjärjestyksestä.

Yhtiön hallitus koostuu viidestä kahdeksaan (5—8) jäsenestä. Lisäksi hallitukseen voidaan valita enintään kolme (3) varajäsentä. Hallituksen kaikilla jäsenillä on tehtävään soveltuva erityinen pätevyys ja itsenäinen asema. Nimitysvaliokunta tekee esityksen hallituksen jäsenistä ottaen huomioon Yhtiön määrittelemät monimuotoisuutta koskevat periaatteet CG-koodin suosituksen 9 mukaisesti. Yhtiö on määritellyt seuraavat monimuotoisuutta koskevat periaatteet:

  • hallituksessa tulee olla molempia sukupuolia;
  • hallituksen jäsenillä tulee olla monipuolinen ammatti- ja koulutustausta, joka palvelee yhtiön liiketoiminnan harjoittamista;
  • hallituksen jäsenillä tulee olla kokemusta kansainvälisistä tehtävistä; ja
  • hallituksessa tulisi olla monipuolinen ikäjakauma.

Vuoden 2017 hallituskokoonpano noudatti hyvin Yhtiön monimuotoisuusperiaatteita.

Hallituksen jäsenen toimikausi alkaa valinnan suorittaneen yhtiökokouksen päätyttyä ja päättyy valintaa ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päätyttyä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.

Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuutta vuosittain suosituksen 10 mukaisesti. Hallituksen jäsen on velvollinen toimittamaan Yhtiölle tarvittavat tiedot riippumattomuusarvioinnin suorittamista varten. Hallituksen jäsenellä on myös velvollisuus ilmoittaa mahdollisista muutoksista riippumattomuuteen liittyvissä tiedoissa.

Vuoden 2017 varsinaisessa yhtiökokouksessa 6.4.2017 hallituksen jäseniksi valittiin:

Mikko Nikula (s. 1972)
Hallituksen puheenjohtaja vuodesta 2015, FM (fysiikka)
Maatilayrittäjä, broilerinlihantuottaja, Rusko
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 8 598 (suora omistus)
ja 2 733 (Myllymäen Broileri Oy)

Marko Onnela (s. 1974)
Hallituksen varapuheenjohtaja vuodesta 2017, MMM, Agronomi
Maatalousyrittäjä, sianlihantuottaja, Loimaa
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 11 190

Pirjo Väliaho (s. 1954)
Hallituksen jäsen vuodesta 2015, Ekonomi
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 3 508

Per Olof Nyman (s. 1956)
Hallituksen jäsen vuodesta 2017, DI (Tuotantotalous)
Toimitusjohtaja, Lantmännen ek. för.
HKScanin osakeomistus  31.12.2017: 3 283 (hallintarek.) 

Riitta Palomäki (s. 1957)
Hallituksen jäsen vuodesta 2017, KTM
HKScanin osakemistus 31.12.2017: 1 783 

Tuomas Salusjärvi (s. 1973)
Hallituksen jäsen vuodesta 2017, Filosofian tohtori (biokemia)
Valio Oy, Johtaja
HKScanin osakeomistus  31.12.2017: 1 783

Veikko Kemppi (s. 1965)
Hallituksen varajäsen vuodesta 2017, MMM, Agronomi
Toimitusjohtaja, LSO Osuuskunta
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: -

Carl-Peter Thorwid (s. 1964)
Hallituksen varajäsen vuodesta 2017, DI (Tuotantotalous)
Toimitusjohtaja, Lantmännen Cerealia AB
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: -

Yksi varsinainen hallituksen jäsen, Per Olof Nyman sekä yksi hallituksen varajäsen, Carl-Peter Thorwid eivät ole riippumattomia Yhtiöstä eivätkä merkittävistä osakkeenomistajista. Lisäksi yksi hallituksen varajäsen, Veikko Kemppi, ei ole riippumaton Yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Muut varsinaiset hallituksen jäsenet ovat riippumattomia Yhtiöstä sekä merkittävistä osakkeenomistajista.

Vuoden 2017 aikana hallitus piti 18 kokousta. Jäsenten ja varajäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 95,7 prosenttia. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Varsinaisten jäsenten ja varajäsenten lisäksi hallituksen kokouksiin osallistuivat säännöllisesti myös konsernin toimitusjohtaja, talousjohtaja sekä konsernin hallinto- ja lakiasiainjohtaja hallituksen sihteerinä.

HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS

Hallituksen työskentely pohjautuu Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain ja Yhtiön yhtiöjärjestyksen määräyksiin sekä hallituksen hyväksymään työjärjestykseen.

Hallituksen päätettäväksi kuuluvat HKScanissa työjärjestyksen mukaan muun muassa seuraavat keskeiset asiat:

  • Toimitusjohtajan ja ylimmän johdon nimittäminen ja erottaminen ja palvelussuhteen ehtojen periaatteet;
  • Konserniyhtiöiden toimitusjohtajien ja ylimmän johdon palvelussuhteen ehtojen periaatteet;
  • Konsernin johdon ja henkilöstön kannustinohjelmat ja bonusten maksamisen perusteet;
  • Konserni- ja organisaatiorakenne sekä uuden liiketoiminnan aloittaminen ja olennaisen liiketoiminnan muutokset tai päättäminen;
  • Konsernin strategia, liiketoimintasuunnitelma ja tulostavoitteet seuraavalle vuodelle ja strategian perusteena olevat oletukset;
  • Konsernin merkittävät investoinnit, yritys-, liiketoiminta- ja kiinteistöjärjestelyt sekä merkittävien laitteiden ja koneiden myynnit ja ulkoistukset;
  • Konsernin muut merkittävät sopimukset;
  • Osingonjakopolitiikka ja osingonjakoehdotus yhtiökokoukselle;
  • Konsernin liiketoimintaan liittyvät riskienhallinnan ja tiedottamisen periaatteet ja liiketoimintojen lainmukaisuuden seuranta;
  • Investointisuunnitelman hyväksyminen ja suunnitelmasta poikkeavien olennaisten investointien hyväksyminen;
  • Konsernin lainojen ottaminen ja vakuuksien antaminen; sekä
  • Yhtiön prokuroiden ja muiden edustusoikeuksien antaminen.

Hallitus kokoontuu vuosittain päätettävän ja toimintaa ohjaavan vuosikalenterin mukaan. Tarvittaessa hallitus voidaan kutsua koolle ylimääräisiin kokouksiin. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja laatii kokouksen asialistan yhdessä toimitusjohtajan kanssa.

HALLITUKSEN TOIMINNAN ARVIOINTI

Hallitus tekee vuosittain arvioinnin suorituskyvystään ja työskentelymenetelmistään toimintansa kehittämiseksi. Arvioinnissa käydään läpi hallituksen kokoonpanoa ja prosesseja, hallituksen työn laatua, hallituksen ja operatiivisen johdon yhteistyötä sekä hallituksen jäsenten osaamista ja osallistumista.

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallituksen vastuulle kuuluvien asioiden valmistelun ja hoitamisen tehostamiseksi HKScanissa on neljä valiokuntaa. Yhtiön hallitus valitsee valiokuntien jäsenet ja puheenjohtajat keskuudestaan ja varajäsenistä. Poikkeuksena on nimitysvaliokunta, johon voidaan valita myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä tuomaan lisää asiantuntemusta yhtiön kannalta tärkeissä henkilövalinnoissa. Nimitysvaliokunnan osalta Yhtiö poikkeaa CG-koodin suosituksesta 15.

TARKASTUSVALIOKUNTA

Hallitus valitsee jäsenistään tai varajäsenistään tarkastusvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä ja vähintään yhdellä jäsenellä pitää olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen, kirjanpidon tai tarkastuksen alalla. Tarkastusvaliokunnan jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia Yhtiöstä ja vähintään yhden jäsenen on oltava riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia tarkastusvaliokunnan jäsenenä.

Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta valmistelemalla hallitukselle valiokunnan tehtäviin kuuluvia asioita ja tekemällä esityksiä tai suosituksia hallituksen päätöksentekoa varten. Tarkastusvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen vahvistamassa työjärjestyksessä, mikä on linjassa CG-koodin suosituksen 16 kanssa. HKScanin hallituksen tarkastusvaliokunnan tehtäviin kuuluu muun muassa:

  • seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia;
  • valvoa taloudellista raportointiprosessia,
  • seurata yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmän tehokkuutta;
  • käsitellä yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvää kuvausta taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmän pääpiirteistä;
  • seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen tilintarkastusta;
  • arvioida tilintarkastajien riippumattomuutta ja erityisesti tilintarkastusyhteisön oheispalvelujen tarjoamista yhtiölle; sekä
  • valmistella tilintarkastajien valintaa koskeva päätösehdotus.

Tarkastusvaliokunta raportoi työstään hallitukselle seuraavassa valiokunnan kokouksen jälkeen pidettävässä hallituksen kokouksessa ja toimittaa hallitukselle tiedoksi valiokunnan kokouksen pöytäkirjan.

Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja on Riitta Palomäki ja jäseninä Pirjo Väliaho, Carl-Peter Thorwid ja Mikko Nikula.

Tarkastusvaliokunta kokoontui 6 kertaa vuoden 2017 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 91,7 prosenttia. Valiokunnan kokouksiin osallistuivat säännöllisesti myös yhtiön toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sisäinen tarkastaja sekä ulkoiset tilintarkastajat. Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja laatii kokouksen asialistan talousjohtajan esityksen pohjalta ja kutsuu kokoukset koolle normaalisti vähintään viikkoa aikaisemmin.

NIMITYSVALIOKUNTA

Hallitus valitsee nimitysvaliokuntaan kolme jäsentä, jotka voivat olla myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia nimitysvaliokunnan jäsenenä.

 Nimitysvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Nimitysvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle tehtäviä hallituksen ehdotuksia hallituksen jäsenmäärästä, hallituksen jäsenistä ja hallituksen jäsenten palkkiosta. Nimitysvaliokunta kokoontuu ennen yhtiökokousta vähintään kerran ja raportoi työstään hallitukselle viivytyksettä valiokunnan kokouksen jälkeen.

Hallituksen kokoonpanoa suunniteltaessa tavoitteena on varmistaa, että hallitus muodostaa toimivan kokonaisuuden. Edellytyksenä on, että hallitus on riittävän monimuotoinen. Hallituksen nimitysvaliokunta etsii, arvioi ja suosittelee jäseniä hallitukseen sekä arvioi hallituksen jäsenten lukumäärän. Hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen valmistelussa tulee ottaa huomioon Yhtiön määrittelemät monimuotoisuutta koskevat periaatteet:

  • hallituksessa tulee olla molempia sukupuolia;
  • hallituksen jäsenillä tulee olla monipuolinen ammatti- ja koulutustausta, joka palvelee yhtiön liiketoiminnan harjoittamista;
  • hallituksen jäsenillä tulee olla kokemusta kansainvälisistä tehtävistä; ja
  • hallituksessa tulisi olla monipuolinen ikäjakauma.

Nimitysvaliokunnan puheenjohtaja on Jari Mäkilä sekä jäseninä Bengt-Olov Gunnarsson ja Mikko Nikula.

Nimitysvaliokunta kokoontui 2 kertaa vuoden 2017 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 83,3 prosenttia.

Esittelyt:

Jari Mäkilä (s. 1970)
LSO:n hallintoneuvoston puheenjohtaja
Maatalousteknikko, sianlihantuottaja, Oripää

Bengt-Olov Gunnarson  (s. 1951)
Entinen Lantmännenin hallituksen puheenjohtaja
Maatalousteknikko, maanviljelijä, Klockrike, Ruotsi

PALKITSEMISVALIOKUNTA

Hallitus valitsee jäsenistään tai varajäsenistään palkitsemisvaliokuntaan vähintään kolme jäsentä. Palkitsemisvaliokunnan jäsenten enemmistön tulee olla yhtiöstä riippumattomia. Yhtiön toimitusjohtaja tai muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö ei saa toimia palkitsemisvaliokunnan jäsenenä.

Palkitsemisvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevat asiat, kuten toimitusjohtajan palkkiojärjestely, muun johdon palkkiojärjestelyt, Yhtiön kannustus- ja etuusjärjestelyt sekä muut järjestelyt tai sopimukset Yhtiön ja toimitusjohtajan tai muun ylimmän johdon välillä.

Palkitsemisvaliokunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa ja raportoi työstään hallitukselle valiokunnan kokouksen jälkeen sekä toimittaa hallituksen tiedoksi pöytäkirjan valiokunnan kokouksista.

Valiokuntaa johtaa Pirjo Väliaho ja jäseninä ovat Riitta Palomäki ja Tuomas Salusjärvi.

Palkitsemisvaliokunta kokoontui 10 kertaa vuoden 2017 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 100 prosenttia. Palkitsemisvaliokunta on käyttänyt työssään ulkopuolisia neuvonantajia.

TYÖVALIOKUNTA

Työvaliokunnassa hallitus käsittelee asioita ilman Yhtiön operatiivisen johdon läsnäoloa.

Työvaliokunnan tehtävät on määritelty hallituksen hyväksymässä työjärjestyksessä. Työvaliokunnan tehtävänä on edistää yhtiön hallituksen tehtävien tehokasta hoitamista. Valiokunnan toiminnan tavoitteena on tehostaa CG-koodin periaatteiden noudattamista HKScanissa.

Kaikki hallituksen jäsenet ovat työvaliokunnan jäseniä. Työvaliokunnan puheenjohtaja on hallituksen puheenjohtaja Mikko Nikula. Työvaliokunta kokoontui 6 kertaa vuoden 2017 aikana. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen osallistuminen kokouksiin oli 95,6 prosenttia.

 

 

Hallituksen jäsenten osallistuminen kokouksiin
Osallistuminen
Hallitus Tarkastus-
valiokunta
Nimitys-
valiokunta
Palkitsemis-
valiokunta
Työ-
valiokunta
Mikko Nikula 4) 18/18 5/5 1/2 6/6
Marko Onnela 3) 17/18 1/1 6/6
Riitta Palomäki 2)4)6) 14/14 5/5 8/8 3/3
Pirjo Väliaho 18/18 5/6 10/10 6/6
Tuomas Salusjärvi 2)6) 12/14 8/8 3/3
Per Olof Nyman 2) 14/14 3/3
Teija Andersen 1)5) 4/4 2/2 2/3
Niels Borup 1)5) 4/4 2/2 3/3
Henrik Treschow 1)3) 4/4 1/1 3/3
Veikko Kemppi
(varaj.) 2)
14/14 3/3
Carl-Peter Thorwid (varaj.) 2)4) 14/14 5/5 3/3
Per Nilsson (varaj.) 1)3) 1/4 0/1 2/3
Lena Åsheim 7) 1/1
Jari Mäkilä 2/2
Bengt-Olov
Gunnarson 8)
1/1
1) Hallituksen jäsen 6.4. asti. Välillä 1.1.- 6.4.2017 hallituksella oli 4 kokousta ja työvaliokunnalla oli 3 kokousta.
2) Hallituksen jäsen 6.4. lähtien. Välillä 6.4.- 31.12.2017 hallituksella oli 14 kokousta ja työvaliokunnalla oli 3 kokousta.
3) Tarkastusvaliokunnan jäsen 6.4. asti. Välillä 1.1.– 6.4.2017 tarkastusvaliokunnalla oli 1 kokous.
4) Tarkastusvaliokunnan jäsen 6.4. lähtien. Välillä 6.4.- 31.12.2017 tarkastusvaliokunnalla oli 5 kokousta.
5) Palkitsemisvaliokunnan jäsen 6.4. asti. Välillä 1.1.- 6.4.2017 palkitsemisvaliokunnalla oli 2 kokousta.
6) Palkitsemisvaliokunnan jäsen 6.4. lähtien. Välillä 6.4.- 31.12.2017 palkitsemisvaliokunnalla oli 8 kokousta.
7) Nimitysvaliokunnan jäsen 6.4. asti. Välillä 1.1.- 6.4.2017 nimitysvaliokunnalla oli 1 kokous.
8) Nimitysvaliokunan jäsen 6.4. lähtien. Välillä 6.4.- 31.12.2017 nimitysvaliokunnalla oli 1 kokous.

TOIMITUSJOHTAJA

Yhtiön hallitus nimittää Yhtiön toimitusjohtajan sekä mahdollisen toimitusjohtajan sijaisen. Toimitusjohtajan tehtävänä on johtaa HKScan-konsernin liiketoimintaa ja hallintoa yhtiöjärjestyksen, Suomen kulloinkin voimassa olevan osakeyhtiölain ja hallituksen ohjeiden mukaisesti. Hän vastaa hallitukselle hallituksen asettamien tavoitteiden, suunnitelmien, menettelytapojen ja päämäärien toteuttamisesta. Konsernin johtamisessa toimitusjohtajaa auttaa HKScan-konsernin johtoryhmä (Group Leadership Team, GLT).

Yhtiön toimitusjohtaja ei kuulu hallitukseen, mutta hän osallistuu sen kokouksiin ja raportoi hallitukselle kuukausittain konsernin taloudellisesta tuloksesta, rahoitusasemasta, vakavaraisuudesta ja markkinatilanteesta. Hän myös esittelee tilinpäätöksen ja osavuosikatsausten aineiston hallitukselle. Lisäksi toimitusjohtajan tulee raportoida hallitukselle, kuinka hallituksen päätökset on toimeenpantu ja mihin toimenpiteisiin ja tuloksiin ne ovat johtaneet.

 Jari Latvanen (s. 1964), MBA, on toiminut HKScanin toimitusjohtajana 31.10.2016 alkaen.

KONSERNIN JOHTORYHMÄ

HKScan-konsernin johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa konsernin johtamisessa, liiketoimintasuunnitelmien, strategian, politiikkojen ja muiden tärkeiden asioiden valmistelemisessa sekä strategisten ja operatiivisten tavoitteiden toteuttamisessa. Konsernin johtoryhmän jäsenet nimittää hallitus.

Konsernin johtoryhmän jäsenet 31.12.2017:

Jari Latvanen (s. 1964)
Toimitusjohtaja
MBA
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Tuomo Valkonen (s. 1967)
Talousjohtaja
KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 7 855

Jyrki Karlsson (s. 1969)
HKScanin Suomen markkina-alueesta vastaava johtaja
DI
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 2 500

Jukka Nikkinen (s. 1962)
HKScanin HKScanin Tanskan markkina-alueesta ja International & biotech markkina-alueesta vastaava johtaja
KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 10 711

Anne Mere (s. 1971)
HKScanin Baltian markkina-alueesta vastaava johtaja MBA
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 14 720

Heli Arantola (s. 1969)
HKScanin kategorioista ja konsepteista vastaava johtaja
KTT
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Sofia Hyléen Toresson (s. 1977)
HKScanin Ruotsin markkina-alueesta vastaava johtaja
KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Anu Mankki (s. 1963)
Henkilöstöjohtaja
FM
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Mikko Saariaho (s. 1977)
HKScanin viestintäjohtaja
FM, johtaminen
HKScanin osakeomistus 31.12.2017: 300

Pia Nybäck (s. 1969)
HKScanin eläinhankinnasta ja alkutuotannosta vastaava johtaja
DI, eMBA
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Vuoden 2017 aikana myös seuraavat henkilöt ovat toimineet HKScan-konsernin johtoryhmän jäseninä: Aki Laiho, HKScanin teollisista toiminnoista vastannut johtaja 8.11.2017 asti; Göran Holm, HKScanin Skandinavian kuluttajaliiketoiminnoista vastannut johtaja 1.6.2017 asti; Markku Suvanto, HKScanin lakiasiainjohtaja 5.6.2017 asti; Svend Schou Borch, HKScanin Tanskan markkina-alueen johtaja 4.10.2017 asti.

Sami Sivuranta nimitettiin 8.11.2017 HKScanin tuotannosta vastaavaksi johtajaksi 1.1.2018 alkaen. Mikko Forsell nimitettiin HKScanin talousjohtajaksi 1.1.2018 alkaen.

Sami Sivuranta (s. 1975)
HKScanin tuotannosta vastaava johtaja 1.1.2018 alkaen
DI
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

Mikko Forsell (s.1974)
HKScanin talousjohtaja 1.1.2018 alkaen
DI, KTM
HKScanin osakeomistus 31.12.2017:-

TALOUDELLISEEN RAPORTOINTIPROSESSIIN LIITTYVIEN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PÄÄPIIRTEET

SISÄISEN VALVONNAN VIITEKEHYS

HKScanin hallitus vastaa Yhtiön sisäisen valvonnan viitekehyksestä. Konsernin johdon vastuulla on tehokkaan sisäisen valvonnan ylläpito ja kehittäminen. Sisäisen valvonnan tavoitteena on pyrkiä varmistamaan lakien ja säännösten sekä konsernin arvojen ja sisäisten ohjeiden noudattaminen. Lisäksi sisäisen valvontajärjestelmän tavoitteena on tukea konsernin strategian mukaista toimintaa. Taloudellisen raportoinnin luotettavuus ja sen varmistaminen on kiinteä osa Yhtiön sisäisen valvonnan viitekehystä.

VALVONTAYMPÄRISTÖ

HKScanin sisäisen valvontaympäristön perustan muodostavat konsernin arvot ja ohjeistukset.

Hallitus ja erityisesti sen tarkastusvaliokunta seuraa konsernin taloudellista tilannetta ja valvoo konsernin taloudellisen raportoinnin laatua. Hallitus toteuttaa tehtäväänsä mm. hyväksymällä konsernin riskienhallintapolitiikan ja määrittämällä sisäisen valvonnan tavoitteet ja periaatteet. Konsernin toimitusjohtajan ja talousjohtajan vastuulla on taloudelliseen raportointiin liittyvän tehokkaan valvontaympäristön ylläpito ja kehittäminen.

Sisäinen tarkastus on HKScanissa johdon työväline valvonnan suorittamisessa. Konsernin sisäinen tarkastaja raportoi talousjohtajalle ja hallitukselle. Tämän ohella Yhtiön lakiasiainjohtaja valvoo erityisesti toimintojen lainmukaisuutta. Hän raportoi suoraan toimitusjohtajalle.

Sisäisen tarkastuksen tavoitteet niveltyvät kiinteästi yhtiön johtamisjärjestelmään, joka nojaa jatkuvan parantamisen periaatteeseen. Korjaavien ja ennalta ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen on keskeinen osa koko prosessia.

RISKIENHALLINTA

HKScan-konsernissa riskienhallinnan tavoitteena on turvata edellytykset liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi ja toiminnan häiriöttömäksi jatkumiseksi. Konsernin riskit ovat luonteeltaan strategisia (esim. yrityskaupat), operatiivisia (esim. eläintaudit), taloudellisia (esim. valuuttakurssit, korot ja veroriskit) ja vahinkoriskejä (esim. onnettomuudet ja tuotantokatkot).

Hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat konsernin riskienhallinnan strategiasta ja periaatteista sekä strategisten tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallinnasta. Operatiivisista riskeistä vastaavat ao. liiketoimintojen ja konsernitoimintojen johtajat. Konsernin talousjohtaja vastaa taloudellisten riskien hallinnasta ja konsernin vakuutuskäytännöistä.

Yhtiössä on käytössä järjestelmällinen Enterprise Risk Management -riskienhallintaprosessi (”ERM”), joka sisältää yhtenäiset periaatteet ja systemaattiset käytännöt riskienhallinnalle. ERM-prosessin tavoitteena on edistää riskitietoisuutta HKScanissa ja riskien tehokasta hallintaa koko konsernin läpi sekä varmistaa, että johdolla ja hallituksella on riittävästi tietoa riskeistä päätöksentekonsa tueksi. ERM-prosessi on kiinteä osa johtamisjärjestelmää ja strategiaprosessia. Konsernin riskienhallintapolitiikkaa sovelletaan HKScan-konsernin kaikissa liiketoimintaa harjoittavissa yhtiöissä.

Riskienhallinta on keskeinen osa konsernin taloudellisen raportoinnin prosessia. Konsernitasolla pyritään tunnistamaan ja arvioimaan vähintään kerran vuodessa merkittävät riskit, jotka sisältyvät olennaisiin tase- ja tuloslaskelmaeriin sekä määrittämään avainkontrollit riskien ehkäisemiseksi.

VALVONTATOIMENPITEET

Valvontatoimenpiteiden tavoitteena on varmistaa, että

  • Yhtiön liiketoimintaa johdetaan tehokkaasti ja kannattavasti;
  • Yhtiön taloudellinen raportointi on paikkansa pitävää, läpinäkyvää ja luotettavaa; ja
  • Yhtiö noudattaa lakeja ja määräyksiä sekä kaikkia sisäisiä periaatteita.

Valvontatoimenpiteet voivat olla joko manuaalisia tai automatisoituja järjestelmäkontrolleja. Esimerkkejä taloudellisen raportoinnin luotettavuuden varmistavista kontrolleista ovat mm. täsmäytykset, hyväksymiset, tarkastukset, analysoinnit ja vaarallisten työyhdistelmien eliminointi.

Konsernin taloushallinto on määrittänyt riskiarvioinnin kautta talousraportointiprosessille keskeiset kontrollit. Kontrollien toteuttamisesta ja tehokkuudesta vastaavat liiketoimintayksiköiden taloushallinnot. Konsernissa on käytössä itsearviointiprosessi, jolla pyritään varmistamaan taloudelliseen raportointiin liittyvien kontrollien toiminta ja tehokkuus. Kontrollien tehokkuuden varmistamisen lisäksi itsearvioinnilla pyritään löytämään mahdolliset kontrollipuutteet ja kehitystarpeet.

SEURANTA

Konsernin tuloksen kehittymistä seurataan kuukausiraportoinnin avulla hallituksen ja konsernin johtoryhmän kokouksissa. Tarkastusvaliokunta arvioi ja hallitus hyväksyy kaikki osavuosikatsaukset ja tilinpäätökset ennen niiden julkistamista markkinoille. Yhtiön sisäinen tarkastaja raportoi tarkastusvaliokunnalle vuosittain tarkastussuunnitelmansa ja säännöllisesti tarkastusten perusteella tehdyt havainnot. Lisäksi tilintarkastajat raportoivat vuosittain tarkastusvaliokunnalle tarkastussuunnitelmistaan ja kvartaaleittain tarkastusten perusteella tehdyistä havainnoista sekä sisäisen valvonnan toimivuudesta. Tarkastusvaliokunta puolestaan arvioi tilintarkastajien työn laadun sekä riippumattomuuden vuosittain.

Vuoden 2017 aikana jatkettiin sisäisen valvonnan viitekehyksen kehittämistä, muun muassa laatimalla uusia Yhtiön politiikkoja ja ohjeistuksia, päivittämällä konsernin hyväksymisohjeistusta ja aloittamalla ja toteuttamalla Yhtiön hallinnon kouluttamiseen liittyvä projekti. Koulutusprojekti oli suunnattu kaikille konsernin toimintojen ja maiden johtoryhmille. Koulutusprojekti koostui seuraavien asioiden läpikäynnistä: Yhtiön Code of Conduct -toimintatapaohje, yhtiön politiikat ja muun sisäisen ohjeistuksen rakenne, kilpailuoikeus- ja sisäpiirisäännöt, lähipiiriliiketoimet, tiedon luokittelu sekä tuleva EU:n laajuinen henkilötietosuojan sääntely. Kaiken kaikkiaan 128 henkilöä tulee osallistumaan koulutuksiin, ja koulutus arvioidaan saatavan toteutetuksi vuoden 2018 ensimmäisen kvartaalin päättymiseen mennessä. Lisäksi vuoden 2017 aikana Yhtiössä on aloitettu työ Code of Conduct -toimintatapaohjeen päivittämiseksi ja uudistamiseksi.  

LÄHIPIIRILIIKETOIMET

Yhtiö on määritellyt lähipiiriinsä kuuluvat tahot ja Yhtiö pitää listaa lähipiiristään CG-koodin suosituksen 28 mukaisesti. Yhtiö on määritellyt lähipiirinsä IAS 24.9 -standardin määritelmiä noudattaen. Yhtiö tekee ajoittain liiketoimia joidenkin lähipiiriinsä kuuluvien tahojen kanssa ja Yhtiö arvioi sekä seuraa näitä liiketoimia suosituksen 28 ja Yhtiön sisäisen lähipiiriliiketoimia koskevan ohjeistuksen mukaisesti.

Pääsäännön mukaan kaikki lähipiirin kanssa tehtävät liiketoimet liittyvät yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan ja ovat yhtiön toiminnan tarkoituksen mukaisia ja ne toteutetaan tavanomaisten markkinaehtojen tai -käytäntöjen mukaisesti. Huolehtiakseen, että eturistiriidat tulevat asianmukaisesti huomioonotetuksi Yhtiön päätöksenteossa, Yhtiön hallitus päättää viimekädessä sellaisten lähipiiriliiketoimien toteuttamisesta, joita on pidettävä Yhtiön kannalta olennaisina, jotka poikkeavat yhtiön tavanomaisesta liiketoiminnasta tai jotka on tehty muutoin kuin tavanomaisin markkinaehdoin tai -käytäntein.

Periaatteena on Yhtiön sisäisen ohjeistuksen mukaisesti, että sisäinen tarkastaja seuraa säännöllisesti lähipiirin ja yhtiön välillä tehtäviä liiketoimia ja raportoi hallituksen tarkastusvaliokunnalle.

TILINTARKASTAJAT

Ulkoiset tilintarkastajat valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa. Varsinainen yhtiökokous 2017 valitsi yhtiön varsinaiseksi tilintarkastajaksi seuraavan varinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers Oy:n päävastuullisena tilintarkastajana KHT Markku Katajisto.

Konsernin sitoutumattomille tilintarkastajille maksamat tarkastuspalkkiot on esitetty taulukossa alla. Palkkiot kattavat tilinpäätöksen tarkastuksen ja siihen kiinteästi liittyvät lainsäädäntötehtävät. Muut asiantuntijapalvelut sisältävät verokonsultointia ja yritysjärjestelyihin liittyvää neuvontapalvelua.

2017 2016
Tarkastuspalkkiot -498 -599
Verokonsultointi -15 -13
Muut palkkiot -767 -379
Tarkastuspalkkiot,
yhteensä
-1280 -991